top of page

20+ טיפים להתמודדות עם ביורוקרטיה

עודכן: 1 ביוני 2023

לפעמים כדי להזיז דברים צריך גם להתמודד עם הביורוקרטיה, משרדים שלא עונים לטלפון, דרישות לשליחת פקס ודרישות מייגעות לשלוח מסמכים עלומים. ברוכים הבאים לצד האפור של העשייה החברתית, נפגשנו עם לוחמת הביורוקרטיה האמיצה ״מורן תסדר״, שגם מציעה שירות אישי לטיפול בכל הסידורים שאנחנו ממשיכים לדחות מחוסר חשק. באדיבותה של מורן ריכזנו כאן עבורכם 20+ טיפים שיהפכו אתכם לנינג׳ות במבוך הביורוקרטי - תהנו!



טיפים להתמודדות עם בירוקרטיה: לשנות גישה

  • לא לפחד להיות נודניקים-

    • להחליף את המנטרה - אנחנו לא נודניקים, אנחנו מזכירים להם לעשות את העבודה שלהם לסייע לנו ממש את הזכויות שלנו.

    • לא לפחד לשבת עליהם- אתם לא נודניקים, זה התפקיד שלהם לעזור לכם ואם הם שוכחים אז תזכירו להם.

  • להשתמש בהומור כדי להקליל- זה מאתגר לרדוף כל היום אחרי פקידיים ופקידות שלא רוצים לעשות את העבודה שלהם או לעזור, תיעזרו בהומור והרבה.

  • לבוא כמו אנדר דוג, לא צריך להיות מעונבים- דברו עברית ולא בירוקרטית- תזכרו, אתם אקטיביסטים, אתם אנדרדוג act like it! תתנהגו בהתאם.

  • מקבלים תשובה שבטיפול, לשאול מתי תהיה תשובה, מה התהליך וכו'.

  • ֿלא צריך להיות יותר מדי נחמדים.

  • לא זו לא תשובה - כי זו התשובה הראשונה שנקבל.

  • לחגוג הצלחות קטנות, וגם להדהד את זה.

  • תחשבו יצירתי: לא לחפש מתחת לפנס, לנסות לבדוק מאיזה דלת אחרת אפשר להיכנס, גורם אחר וכד׳.

  • תתחילו בנימוס ובנחמדות ותמשיכו בנימוס ואסרטיביות, הם לא עושים לכם טובים, גם אם זו התחשובה שהם נותנים לכם.


טיפים להתמודדות עם בירוקרטיה: שימוש נכון במיילים וברשתות חברתיות

  • יצירתיות - בכותרת - ניצה שלום לגבי.. אני בקשר מול מבקר המדינה.

  • לשלוח העתקים לגורמים נוספים כדי שידעו שיש עוד מישהו שמסתכל, רצוי מישהו בכיר בארגון.

  • לעקצץ, לחפש אותם במייל, בטלפון, אם יש מערכת CRM של הארגון (מערכת פניות בד״כ דרך האתר), ברשתות החברתיות, לינקדין (מנכ"לים ובכירים נמצאים שם).

  • לתאר בפניה את כל הפרטים כדי שיקל עליהם לשלוח קדימה.

  • עולים הילוך: לשלוח מלא מיילים, פניות דרך מערכת ה-CRM (פניות שמנוטרות), תהפכו להיות הבעיה שהם ירצו להיפטר ממנה וכך יעזרו לכם יותר מהר.

  • תמיד גם לכתוב "כותרת" מעצבנת שתגרום להם לעזור לכם, ולא לשכוח לסיים כל מייל בשאלה כדי שיהיו חייבים לחזור אליכם.

  • אל תספקו בתשובות קצרות כמו "בטיפול". מי מטפל, מתי מטפל, מתי יסיים. תכתבו תודה מראש- צרו אצלם תחושה של "לא נעים" או מחויבות, תמיד תצרפו את כל הפרטים הרלוונטים בגוף המייל, כך יהיה להם יותר קל לעזור לכם.

  • לתזמן מיילים בין 6-7 בבוקר, לכתב את כל מי שצריך מראש.

  • שימוש ברשתות חברתיות חשוב - לפנות פרופילים אישיים של בעלי תפקידים (פייס, לינקדין).

  • פרסום פוסטים ותיוג - אפשר אבל להיזהר שלא תהיה דיבה/ שיימינג, לא כדאי לציין שמות, להיזהר מאוד מתביעות.



טיפים להתמודדות עם בירוקרטיה: סדר, תיעוד ושיתופי פעולה

  • לא לפחד לפנות לאח הגדול (לשכת השר), למבקר המדינה או לתקשורת.

  • תבינו מול מי אתם עובדים, תמפו את אנשי המקצוע, את המשוגעים לדבר ואם צריך תנחתו להם במשרד כדי שלא יוכלו להתעלם מכם. שיהיה להם לא נעים לנפנף אתכם.

  • תמיד לעשות פולואפ - למי פנינו, מתי ומי אמור היה לטפל.

  • תתעדו הכל: עם מי דברתם, מתי, מספר פניה, צילום מסך, תשלחו פקסים/מכתבים פיזים- קשה להתעלם מנייר פיזי, מייל אפשר למחוק ולא יהיו לו עקבות אבל אי אפשר לעשות זאת למכתב.

  • כשפונים דרך חוק חופש המידע זה עובד על ארגונים שבדרך כלל לא מקשיבים.

  • לשמור על קשרים עם גורמים שיכולים לעזור בעתיד.

  • ליצור שיתופי פעולה עם בעלי אינטרסים זהים.



Comments


bottom of page