פעילות התושבים בוועדי השכונות נרחבת וכוללת גורמים רבים, אך מעל לכל הגורמים האלו ישנה קבוצה קטנה של אנשים שהשפעתם יכולה להיות מכרעת להצלחות הוועד. אנחנו מדברים כמובן על ראש העירייה או מנכ"ל הרשות המקומית. פגישות עם אנשים אלו יכולות להכריע את פעילות הוועד ולכן חשוב להגיע אליהן ערוכים ומוכנים. במדריך זה תמצאו את כל אשר דרוש לכן ולכם כדי להתארגן לקראת פגישה שכזו ולצלוח אותו בהצלחה.
מבוא
אחד מהכלים החשובים שוועד שכונה יכול להשתמש בו הוא פגישה עם ראש העיר או מנכ"ל העירייה. אין זה אירוע פורמלי בלבד (אם כי הכנה לא נאותה עלולה להפוך אותו לכזה), אלא כוח אמיתי שניתן לתושבים ומיושם בידי ועד השכונה. בפגישה יש הזדמנות להציג את צורכי התושבים בתחומים שונים ולדרוש מענה עבורם. נוסף על כך, הפגישה וההכנה לקראתה יוצרת הזדמנות לחזק את מעמד הוועד בקרב הרשות והתושבים.
לפי תוכנית העבודה של תנועה ישראלית, פגישה עם ראש עיר או מנכ"ל העירייה תתקיים רק לאחר שנעשה בירור של צורכי התושבים בשכונה ולאחר בניית תוכנית עבודה שנתית לוועד השכונה.
במדריך שלפניכם נציג דרך פעולה מומלצת להשגת פגישה מוצלחת עם ראש העירייה או מנכ"ל העירייה. תוכלו לראות מקרי בוחן מפגישות שקיימו ועדי שכונה בחיפה, כפר סבא, פרדס חנה ובאר שבע.
מה מציעה תנועה ישראלית?
בראש ובראשונה התנועה מציגה את המדריך שלפניכם. אומנם הוא סוקר את עקרונות הפעולה במפגש עם ראש הרשות או מנכ"ל הרשות, אך עקרונותיו רלוונטיים גם לפגישות עם מנהלי אגפים ומקבלי החלטות נוספים בעיר.
מלבד המדריך, תנועה ישראלית מציעה לוועדי השכונות כלים מקצועיים נוספים, כגון ייעוץ בתחום המדיניות, יח"צ לאחר הפגישה, סיוע במחקר מקומי מקדים וסיוע פרטני לפגישות כאלה, ובכלל זה: הכנה לפגישות, הפקת המסמכים הנחוצים והצעות לפעילויות המשך לצורך וידוא של יישום סיכומי הפגישות.
תוכלו גם להיעזר בחומרים נוספים מסדרת "מתארגנים.ות!", בהם המדריך להקמת ועד שכונה.
הכנות לפגישה עם ראש העיר או מנכ"ל הרשות המקומית
פגישת הכנה
אחרי שהוחלט בוועד השכונה לקיים פגישה עם ראש העיר או מנכ"ל העירייה קיימו פגישת הכנה עם צוות מוסכם שאמון על הכנת הפגישה ופעולות ההמשך לאחריה (יכולים להשתתף כל אנשי הוועד או צוות ייעודי מתוכו).
פגישת ההכנה צריכה להניב שלושה תוצרים:
בירור צרכים ויעדי הצלחה
מצגת נושאים
מסמך דרישות שיישלח לאחר הפגישה
בירור צרכים ויעדי הצלחה
ראשית עליכם לברר את מטרות הפגישה. תבחרו את שלושת הנושאים המרכזיים שבהם תרצו לעסוק בפגישה. לאחר מכן כתבו את הבעיה המרכזית ואת ההצעה שלכם לפתרונה. ההצעה לפתרון היא הדרישה שלכם מראש העיר או מנכ"ל העירייה.
כעת תבהירו לעצמכם מה ייחשב כהצלחה, איזו התחייבות או פעולה מצד ראש העיר או מנכ"ל העירייה יספקו אתכם. ההצלחות יכולות להיות בהתאם לנושאים שתרצו להעלות או לקשר בין הוועד והרשות.
שימו לב - חשוב לכתוב יעדים מדידים! יעד מדיד להצלחה יכול להיות: התחייבות כתובה לבחון נושא מסוים, קביעת פגישה עם גורמים נוספים, העברת תקציב לטובת הנושא, קביעה של תאריך לסיור בשכונה ועוד.
מסמך דרישות
נסחו מסמך דרישות בהתאם ליעדים שהצבתם, הוא ישמש בסיס לפגישה שאתם מזמנים. את מסמך הדרישות שלחו לכלל הגורמים הרלוונטיים לאחר לפני הפגישה. על המסמך להציג בתמציתיות את הצרכים והדרישות. אפשר לנסחו כמכתב, וחשוב להקפיד על ניסוח ברור, להימנע משגיאות ולעצב את המסמך כך שיהיה נקי לעין ובעל נראות רשמית. אם יש לוועד השכונה או למועצת השכונות לוגו, חשוב לשלב אותו.
דגשים למסמך דרישות:
כותרת ברורה
תאריך
מכותבים לקריאה – מי האנשים שחשוב שיקראו את המכתב?
מכותבים לידיעה – מי האנשים שחשוב שידעו שהמכתב קיים ונשלח?
פסקה ראשונה – רקע על ועד השכונה
הצגת הסוגיות בחלוקה לכותרות – בכל נושא יש לנסח את הבעיה ואת הדרישות (ההצעות לפתרון)
פרטי קשר – עם מי מהרשות יעבוד הוועד בכל סוגיה?תעבוד הרשות בכל סוגיה?
יש לסגור את המסמך בפורמט PDF – כך תהיו בטוחים שאף אחד לא יערוך את המסמך ללא אישורכם. כמו כן, המסמך יישמר כפי שעיצבתם אותו
מצגת נושאים
המצגת תשמש אתכם בהצגת הנושאים במהלך הפגישה עם ראש העיר או מנכ"ל העירייה. יתר על כן, אם בפגישת ההכנה נוכח רק צוות מתוך ועד השכונה, שאר חברות וחברי הוועד יוכלו לצפות בה ולהביע את דעתם לפני הפגישה עצמה.
דגשים למצגת:
להשאיר קו עיצובי נקי ומסודר
בפתיח – לוגו של העיר, לוגו מועצת השכונות, כותרת
יש לשלב נתונים באמצעות גרפים, מספרים, תמונות – כל מה שמשרת את הבהרת הבעיה המוצגת. מומלץ להשתמש בתוצאות הסקר שנערך בתחילת השנה, ואפשר להוסיף נתונים אחרים
יש לסיים בשקופית תודה
פנייה וקביעת הפגישה
לאחר שביררתם מה מטרותיכם בפגישה תרצו לקבוע אותה. לא כל רשות תיענה כבר בפנייה הראשונה, ולכן תכינו את עצמכם לעבודה מאומצת של פניות אסרטיביות חוזרות, באמצעים אלה:
לשלוח מייל למזכיר או מזכירה של ראש העיר או מנכ"ל העירייה. מומלץ לנסח את המייל כך: נושא: פגישה דחופה שכונת __________________ גוף המייל: ראש העיר __________________ שלום, אנו ועד השכונה משכונת ___________________ רוצים להיפגש ולדון איתך על נושאים אלה (לכתוב את הנושאים): בתודה, _______________ בשם ועד השכונה.
להתקשר למזכיר/ה או או לעוזר/ת האישי/ת של ראש העיר או מנכ"ל העירייה כדי לוודא שהם ראו את המייל ושהם קובעים פגישה.
לדבר עם פעילים חברתיים ולברר איתם מי בעירייה יוכלו לעזור לקדם את קביעת הפגישה.
להתקשר, להתקשר, להתקשר למזכיר או מזכירה או לעוזר האישי או העוזרת האישית של ראש העיר או מנכ"ל העירייה ולגורמים רלוונטיים נוספים.
להגיע פיזית לעירייה. אם טרם נקבע תאריך לפגישה, זה הזמן להגיע ללשכת ראש העיר או מנכ"ל העירייה. כדי להרשים, מומלץ להגיע בקבוצה (כחמישה אנשים).
במהלך הפגישה
הגיע המועד. זה הזמן לקיים את הפגישה! ההתנהלות שלכם במהלך הפגישה והתחושה שתיצרו בקרב המשתתפים תשפיע באופן ישיר על הרצון של ראש העיר או מנכ"ל העירייה לעזור לכם ולפעול אתכם.
רגע לפני הפגישה
תקדימו – מומלץ להגיע כמה דקות מוקדם ולוודא שהמצגת נכונה. כדאי להביא גיבוי בדיסק און קי ליתר ביטחון.
תחלקו ביניכם מראש את התפקידים – מי ידבר או תדבר ועל איזה נושא?
שימו לב לצורת הישיבה – תחליטו על צורת ישיבה בהתאם למבנה החדר. אפשר להסתדר לפי קרבה לראש העיר, לפי סדר דיבור או בשילוב מגדרי.
תגיעו בחזית אחידה – תתאמו שפה משותפת, כולם תומכים בכולם.
תתעדו בסרטון או בתמונה את המפגש. כדאי לצלם תמונה לפני הפגישה או מייד עם תחילתה כי בסופה נוטים לשכוח. התמונה תשמש לתיעוד וכן לפרסום ברשתות.
לוח זמנים מוצע
10 דקות – היכרות בין כל המשתתפים והכרת תודה על הזמן שראש העיר מקדיש/ה לפגישה
30 דקות – הצגת הצרכים
10 דקות – דיון
10 דקות – סיכום וקריאה לפעולה
דגשים לניהול הדיון
תתמקדו במטרות, ואל תתפזרו מעבר לנדרש.
תדברו בנועם ואסרטיביות – תתמקדו במה כן תעשו מהיום ולא במה היה רע עד עכשיו.
תסיימו את הדיון עם מסקנות קונקרטיות – תדברו על מה שסיכמתם מראש ומה הפעולות שאתם מבקשים שיינקטו.
פרוטוקול לפגישה
חשוב שתתעדו בכתב את הפגישה. ייתכן שיהיה מי שיתעד את הפגישה גם מטעם הלשכה. אין צורך לכתוב כל מילה שנאמרת, אך חשוב להביא את עיקרי הדברים. לכן, מומלץ שהמתעד או המתעדת יהיו בעלי יכולת הקלדה מהירה ופיצול קשב.
שימו לב, כשרושמים פרוטוקול קשה מאוד להשתתף בדיון באופן פעיל, ולכן מומלץ להקצות לכך מישהו או מישהי שאינם מציגים במהלך הפגישה.
מה רושמים בפרוטוקול?
שמות הנוכחים
נושאים שעלו מטעם הוועד
תגובות ראש העיר
תגובת אנשי המקצוע
הצעות להמשך
סיכום הדיון – מה הוחלט?
פולו-אפ לאחר פגישה עם ראש העיר או מנכ"ל הרשות המקומית
לאחר הפגישה חשוב להמשיך לשמור על קשר עם בעלי התפקידים בעירייה, וכן להעביר את המידע לתושבים. כך הפגישה לא תהיה רק נקודת ציון נחמדה – תמנפו אותה להמשך העשייה שלכם. להלן ההמלצות שלנו לפולו-אפ מוצלח:
לסיכום הפגישה:
לשלוח ללשכה את הסיכום שלכם לפגישה ולבקש את הסיכום שלהם
לפרסם את הפגישה ברשתות החברתיות שלכם
לפרסם כתבה בעיתון המקומי
להמשך עבודה שוטפת:
לקבוע סיור בשכונה עם מנהלי מחלקות בעירייה
לשריין פגישה נוספת עם ראש העיר או מנכ"ל העירייה כעבור שלושה חודשים
לקיים פגישות מקצועיות לטובת נתינת מענה ישיר לשלושה צרכים שעלו בישיבה
מקרי בוחן – כפר סבא ובאר שבע
כפר סבא
בשכונת קפלן בכפר סבא ערך ועד השכונה סקר מיפוי צרכים ותיעדוף הבעיות בשכונה. על הסקר ענו עשרים אחוז מתושבי השכונה. לאחר סיכום הממצאים בסקר נקבעה פגישה עם ראש העיר וכל מנהלי המחלקות.
בפגישה העלו אנשי הוועד את הנושאים שהטרידו את אנשי השכונה והדגישו כי לפי ממצאי הסקר אלו הנושאים שמעסיקים את התושבים. לאחר הפגישה קיבלה השכונה תקציב של ארבעה מיליון ש"ח לשיפוץ תשתיות. התקציב יועד במקור לשכונה, אך הפגישה זירזה את אישורו והעברתו.
באר שבע
בשכונת הפארק בבאר שבע קבעו אנשי ועד השכונה פגישה עם ראש העיר לטובת שיפור במגוון נושאים, למשל קידום נושאי ביטחון, חינוך, איכות סביבה, קהילה ותרבות, תשתיות ודת. הנושא החשוב היה קיום בחירות לוועד שכונה בשיתוף העירייה.
קבוצת הפעילים הכינה מראש מסמך דרישות ופירטה בו את הבעיות המרכזיות ואת הצעות הפתרון. כמו כן, הפעילים מנו את הדברים הטובים בעיניהם והודו על הניהול התקין. לקראת הפגישה חילקו בין הדוברים את הנושאים שיציגו בהתאם לתחום שכל אחד אחראי עליו.
הפגישה, שהתקיימה בחודש דצמבר 2022, הייתה טובה ומחזקת, ובמהלכה הפנה ראש העיר את הפעילים לגורמים השונים בעירייה שיכולים לטפל בנושאים שהועלו.
בתום הפגישה, לאחר שנשלח הסיכום ללשכה וכן פרסום ברשתות, בנתה הקבוצה תוכנית עבודה על סמך הדברים שנאמרו בפגישה. בתוכנית חולקה אחריות בין צוותי העבודה, ונקבעו יעדי זמן לקיום פגישות בין פעילים נוספים בצוות לבין גורמי המקצוע הרלוונטיים בעירייה ולמימוש המטרה הסופית.
ואכן, התושבים החלו בסדרת פגישות בהתאם לתוכנית. זאת ועוד, במהלך חודש מרץ 2023 התקיימו בחירות בשכונה בשותפות העירייה, שלקחה חלק בבניית התקנון. נבחרו חמישה חברי ועד. העירייה הכירה בהם, והם החלו לעבוד לטובת השכונה.
חומרי עזר - מסמך עבודה לקראת פגישה עם ראש העיר או מנכ"ל רשות מקומית:
Comments