פגישה עם ראש העירייה או מנכ"ל העירייה יכולה לקדם פתרונות לנושאים המעסיקים את תושבות ותושבי השכונה. כיצד קובעים, איזו הכנה מוקדמת נדרשת, ומה חשוב לבצע כדי לוודא שהסיכומים יהפכו לפעולות בשטח?
פגישה עם ראש העירייה/מנכ"ל העירייה היא הזדמנות להציג את צורכי התושבים ולדרוש מענה עבורם. פגישה כזאת מתקיימת רק לאחר שנעשה בירור של צורכי התושבות והתושבים בשכונה ולאחר בניית תוכנית עבודה שנתית לוועד השכונה.
לשם כך מומלץ לקיים פגישת הכנה עם צוות מוסכם, שאמון על הכנת הפגישה ופעולות ההמשך לאחריה. בפגישה יכול להשתתף כל הוועד או צוות ייעודי מתוכו, ועליה להניב שלושה תוצרים: מיפוי צרכים, הכנת מצגת נושאים וגיבוש מסמך דרישות.
קבעו מדדי הצלחה מדידים
מה ייחשב כהצלחה? אילו התחייבויות או פעולות מצד ראש העירייה/מנכ"ל העירייה יספקו אתכם?
למה כדאי לשים לב בהכנת מצגת
שלבו בפתיח לוגו של העיר, לוגו מועצת השכונות וכותרת.
במצגת עצמה הקפידו על קו עיצובי נקי ומסודר. יש לשלב נתונים באמצעות גרפים, מספרים, תמונות וכל מה שמשרת את הבהרת הבעיה המוצגת. מומלץ להשתמש בתוצאות סקר. יש לסיים בשקופית תודה.
מה צריך לכלול מסמך הדרישות
מסמך הדרישות צריך לכלול את הפריטים הבאים: תאריך, כותרת ברורה, מכותבים לקריאה – הגורמים שחשוב שיקראו את המכתב; מכותבים לידיעה – הגורמים שחשוב שיידעו שהמכתב קיים ונשלח.
כתבו בפסקה הראשונה רקע על ועד השכונה.
*שִמרו את המסמך בפורמט PDF. כך תהיו בטוחים שאף אחד לא יערוך את המסמך ללא אישורכם. כמו כן, המסמך יישמר כפי שעיצבתם אותו.
פנייה וקביעת הפגישה
לאחר שמטרות הפגישה ברורות ומוסכמות על חברות וחברי הוועד, הגיעה העת לקבוע את הפגישה בפועל.
חשוב לדעת: לא כל רשות תיענה כבר בפנייה הראשונה. הכינו את עצמכם לעבודה מאומצת של פניות אסרטיביות חוזרות, באמצעים אלה:
שִלחו מייל למזכיר או מזכירה של ראש העירייה/מנכ"ל העירייה. מומלץ לנסח את המייל כך:נושא: פגישה דחופה, שכונת __________________ גוף המייל:ראש העירייה __________________ שלום,אנו, ועד השכונה משכונת ___________________, מעוניינים להיפגש ולדון איתך על נושאים אלה (לכתוב את הנושאים):בתודה, _______________, בשם ועד השכונה.
התקשרו למזכיר/ה או לעוזר/ת האישי/ת של ראש העירייה/מנכ"ל העירייה, כדי לוודא שהם ראו את המייל ושהם פועלים לקביעת פגישה.
בררו עם פעילים חברתיים מי יוכלו לסייע בקידום קביעת הפגישה.
התקשרו שוב ושוב אל העוזר/ת האישי/ת של ראש העירייה/מנכ"ל העירייה ולגורמים רלוונטיים נוספים.
הַגיעו פיזית לעירייה. אם טרם נקבע תאריך לפגישה, זה הזמן להגיע ללשכת ראש העירייה/מנכ"ל העירייה. כדי להרשים מומלץ להגיע בקבוצה (כחמישה אנשים).
הגיע הזמן להיפגש!
ההתנהלות שלכם במהלך הפגישה תשפיע באופן ישיר על הרצון של ראש העירייה/מנכ"ל העירייה לשתף איתכם פעולה.
רגע לפני הפגישה
הקדימו. מומלץ להגיע כמה דקות מוקדם יותר ולוודא שהמצגת מוכנה. כדאי להביא גיבוי בדיסק און קי ליתר ביטחון.
חלקו ביניכם מראש את התפקידים. מי הדובר/ת ועל איזה נושא.
החליטו על צורת ישיבה בהתאם למבנה החדר. אפשר להסתדר לפי קרבה לראש העירייה, לפי סדר דיבור או בשילוב מגדרי.
הגיעו כחזית אחידה. תאמו שפה משותפת, כולם תומכים בכולם.
תעדו בסרטון או בתמונה את המפגש. כדאי לצלם תמונה לפני הפגישה או מיד עם תחילתה, כי בסופה נוטים לשכוח. התמונה תשמש לתיעוד וכן לפרסום ברשתות.
תכננו זמנים
10 דקות – היכרות בין כלל המשתתפים והבעת תודה על הזמן שראש העירייה/המנכ"ל מקדיש/ה לפגישה.
30 דקות – הצגת הצרכים.
10 דקות – דיון.
10 דקות – סיכום וקריאה לפעולה.
דגשים לניהול הדיון
התמקדו במטרות ואל תתפזרו מעבר לנדרש.
דברו בנועם ובאסרטיביות. התמקדו במה כן תעשו מהיום ולא במה היה רע עד עכשיו.
סיימו את הדיון עם מסקנות קונקרטיות. דברו על מה שסיכמתם מראש ומה הפעולות שאתם מבקשים שיינקטו.
פרוטוקול לפגישה
חשוב לתעד בכתב את הפגישה. לצפייה בפרוטוקול לדוגמה לחצו כאן.
שימו לב, כתיבת פרוטוקול מקשה על השתתפות פעילה בדיון. מנו לכך מישהו או מישהי שאינם מציגים במהלך הפגישה.
מה נכלל בפרוטוקול?
שמות הנוכחים
נושאים שעלו מטעם הוועד
תגובת ראש העירייה
תגובת אנשי המקצוע
הצעות להמשך
סיכום הדיון – מה הוחלט
פולו-אפ
לאחר הפגישה חשוב להמשיך לשמור על קשר עם בעלי התפקידים בעירייה, וכן להעביר את המידע לתושבות ולתושבים. המלצות שלנו לפולו-אפ מוצלח:
לסיכום הפגישה
שלחו ללשכה את סיכום הפגישה ובקשו את הסיכום שלהם (אם יש כזה).
כתבו על הפגישה ברשתות החברתיות שלכם.
פרסמו כתבה בעיתון המקומי.
להמשך עבודה שוטפת
קבעו סיור בשכונה עם מנהלי מחלקות בעירייה.
שריינו פגישה נוספת עם ראש העירייה/מנכ"ל העירייה כעבור שלושה חודשים.
קיימו פגישות מקצועיות לטובת מתן מענה ישיר לצרכים שעלו בישיבה.
*תנועה ישראלית מציעה לוועדי השכונות כלים מקצועיים נוספים, כגון ייעוץ בתחום המדיניות, יח"צ לאחר הפגישה, עזרה במחקר מקומי מקדים וסיוע פרטני נוסף בהתאם לצרכים. תוכלו גם להיעזר בחומרים נוספים מסדרת "מתארגנים.ות!", בהם מדריך להקמת ועד שכונה.
מסמכים לדוגמה: תוצאות הסקר לבירור צרכים, מצגת הנושאים ומסמך דרישות של שכונת קפלן בכפר סבא.