מורן אברהם ("מורן תסדר")
בירוקרטיה היא חלק בלתי נפרד מהחיים. אפשר לנסות להתעלם ממנה, אבל המפגש איתה בלתי נמנע. הבשורה הטובה: אפשר להתמודד איתה!
כללי אצבע לפני שניגש לעניינים
זכרו: "נודניק" זאת לא מילה גסה. כשמדובר בבירוקרטיה אתם לא "נודניקים" או "מנדנדים". אתם פשוט מקדמים את הנושאים החשובים מבחינתכם.
הקלילו. התמודדות מול בירוקרטיה היא מייגעת ועלולה להיות מייאשת. הצטיידו בהומור, והרבה ממנו, כדי להצליח לקדם את המטרה.
אל תתביישו להיות אנדרדוג. זכרו: אתם אקטיביסטים – אתם אנדרדוג. Act like it!
שננו: "לא" זאת לא תשובה. זאת התשובה הראשונה שתקבלו ברוב המקרים, אבל עם עבודה נכונה יש אפשרות לשנות אותה.
חגגו הצלחות קטנות. כל הצלחה – קטנה כגדולה – חשוב לחשוף ולחגוג. החגיגות האלה הן זריקת מוטיבציה לקראת המשך ההתמודדות.
היו יצירתיים. קיבלתם תשובה שלילית? חשבו על גורם אחר או אופן פעולה אחר שישנו את התשובה.
צרו שיתופי פעולה עם בעלי אינטרסים זהים.
התחילו בנימוס והמשיכו באסרטיביות. אף אחד לא עושה לכם טובה. תפקידם של הפקידות והפקידים הוא לסייע לכם, אף שלא תמיד הם זוכרים את זה.
שימוש נכון באמצעים דיגיטליים וברשתות החברתיות
פנו לכל גורם דרך מספר פלטפורמות. שלחו מייל, צרו קשר טלפוני, חפשו את הפרופיל הרלוונטי ברשתות החברתיות דוגמת לינקדאין, שם לרוב בכירות ובכירים מנהלים פרופילים מקצועיים. פניות רבות דרך מערכת ה-CRM הן פניות מנוטרות, שמעלות את הסיכוי שיעזרו לכם יותר מהר ויבינו שאין לכם כוונה לוותר.
שלחו העתקים לגורמים נוספים, כדי שיידעו שיש עוד מישהו שמסתכל, רצוי בכירה או בכיר בארגון.
פרסום פוסטים ותיוג רלוונטי אפשריים, אבל יש לנקוט משנה זהירות. אתם עלולים לחשוף את עצמכם לתביעות דיבה/ שיימינג בגלל פרסומים.
כתבו פנייה יעילה
כתבו כותרת פרובוקטיבית שתעלה את הסיכוי לעזור לכם.
תארו את הפרטים הרלוונטיים שיאפשרו לאותו גורם לפעול באופן מיידי.
צרפו את כל המידע בגוף המייל ולא בקבצים נלווים. כך הסיכוי שהגורם הרלוונטי יצפה בדברים עולה.
בקשו פירוט. אל תסתפקו בתשובות קצרות כמו "בטיפול". בקשו לדעת מי מטפל, מתי, מה הצפי לסיום ועוד.
כתבו בסוף המייל/המכתב "תודה מראש", ובכך תיצרו תחושה של מחויבות.
סיימו כל מייל בשאלה כדי שיהיו חייבים לחזור אליכם.
תזמנו שליחת מיילים לשעות 7:00-6:00. בשעות האלה הלו"ז עדיין פנוי, ויש סיכוי שתקבלו מענה יעיל.
ומה עוד?
נצלו את חוק חופש המידע. גם ארגונים שנוטים להתעלם מפניות פועלים בהתאם לחוק חופש המידע. היעזרו בחוק כדי להשיג את תשומת הלב שלהם.
דעו מול מי אתם עובדים. מפו את אנשי המקצוע, את ה"משוגעים לדבר", שלא יתעלמו מכם. לעיתים צריך להיות אקטיביים ולהגיע למשרדים כדי לזכות ביחס. אל תחששו.
אם צריך, עלו דרגה. אפשר לפנות לאח הגדול (לשכת השר), למבקר המדינה או לתקשורת.
תעדו במדויק אל מי פניתם, מתי ומי אמור היה לטפל.
שמרו על קשר. חשוב להיות בקשר עם גורמים שיכולים לעזור גם בפעמים הבאות.